Prazo de conservação
As denúncias recebidas e os respetivos registos são conservados durante, pelo menos, cinco anos e, independentemente desse prazo, enquanto estiverem pendentes processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
O que se conserva
- A denúncia: descrição, categoria, local, data, pessoas envolvidas e testemunhas.
- Os dados de identificação e de contacto do denunciante, quando o denunciante se tenha identificado.
- Os anexos e as mensagens trocadas com o denunciante.
- As notas internas, os estados e as decisões, com a respetiva justificação.
- O registo de auditoria (quem consultou ou alterou o quê e quando), sem o conteúdo das denúncias.
O que não se conserva
- Dados irrelevantes: os dados pessoais que sejam manifestamente irrelevantes para o tratamento da denúncia não são conservados e são eliminados logo que se verifique essa irrelevância.
- Anexos de denúncias não enviadas: se começar a preencher o formulário, juntar ficheiros e não chegar a enviar a denúncia, esses ficheiros são eliminados automaticamente ao fim de 24 horas.
Quando termina o prazo
Terminado o prazo de conservação, e se não existirem processos pendentes, a instituição elimina os dados de forma segura, incluindo os anexos. As cópias de segurança deixam de conter esses dados com o ciclo normal de rotação das cópias.
Pedidos de apagamento
Enquanto estiver a decorrer o prazo de conservação, a instituição não pode eliminar a denúncia a pedido do denunciante nem de outra pessoa, porque a conservação decorre de uma obrigação legal. Pode, no entanto, pedir a correção de dados inexatos.
Mais informação
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